How to Use "Filter" in excel ? - Part I

मित्रहो, आज आपण मायक्रोसॉफ्ट एक्सेल मधील माझ्या सर्वात आवडत्या फंक्शन विषयी माहीती घेणार आहोत. "फिल्टर किंवा ऑटो-फिल्टर" असे नाव असलेले हे फंक्शन मी देवसभरात अनेकवेळा वापरतो. मोठमोठ्या एक्सेल फाईल्समध्ये काम करताना फिल्टर फंक्शन खुपच उपयुक्त ठरते.

फिल्टर फंक्शन सोपे करुन सांगण्यासाठी आपण त्याचे तीन मुख्य भागंमध्ये विभाजन करुयात.

१. पहिला व सर्वात सोपा भाग म्हणजे दीलेल्या कॉलममधील आवश्यक तो सेल निवडण्यासाठी.
२. दुसरा भाग म्हणजे Top 10 चा.
३. तिसरा आणि सर्वात महत्त्वाचा व उपयोगी भाग म्हणजे custom चा.

ऐकायला कठीण वाटले तरी हे तीनही पर्याय वापरावयास सोपे आहेत. आणि उदाहरणांच्या सहाय्याने समजावुन घेतल्यास आणखीनच सोपे वाटु लागतील.

मात्र तत्पुर्वी एक्सेलशीट मध्ये फिल्टर फंक्शन कसे चालु करावे हे पाहुयात.

- एक्सेलशीट मध्ये Data → Filter → AutoFilter या क्रमाने आपण फिल्टर फंक्शनपर्यंत पोहोचु शकतो.
- मी यापुर्वीच याचा शॉर्टकट देखील सांगीतला होता. Alt → D → F → F या क्रमाने आपण फिल्टर फंक्शन एका सेकंदात चालु करु शकतो.

१. फिल्टर फंक्शनचा सोपा वापर समजावुन घेण्यासाठी आपण एक उदाहरण पाहुया.

समजा तुमच्या संगणकावरील एक्सेलशीटमध्ये खाली चित्रात दील्याप्रमाणे डेटा आहे. या टेबल मध्ये फिल्टर लावण्यासाठी कॉलम्सची नावे असलेल्या ओळीला सीलेक्ट करा आणि Alt → D → F → F वर क्लिक करुन फिल्टर चालु करा.


या टेबलमधील कोणत्याही कॉलममधील Filter वापरुन आपण आवश्यक तो सेल व त्या ओळीतील इतर सर्व माहिती पाहु शकतो. उदाहर्णार्थ दीलेल्या टेबल मध्ये मराठी विषय असणारी मुले कोणती आहेत हे पाहण्यासाठी Subject कॉलममधील Filter वापरुन Marathi हा पर्याय निवडावा. (यासाठी Subject असे लिहिलेल्या सेलमध्ये खाली दीसणार्‍या बाणावर क्लिक करा).

आता या टेबलमधील Marathi हा विषय निवडलेल्या मुलांचीच यादी दीसेल.

हा होता Filter फंक्शनचा सोपा उपयोग.

२. आता पुढील म्हणजेच Top 10 हा पर्याय कसा वापरावा ते पाहुया.

समजा वर पाहीलेल्या उदाहरणामध्ये सर्वाधिक गुण मिळवीणार्‍या पहील्या १० जणांची यादी बनवायची आहे. यासाठी आपण Top 10 हा पर्याय वापरु शकतो.


Top 10 मध्ये तीन ड्रॉप डाउन मेनु दीसतील. त्यांचा अर्थ उपयोग पुढीलप्रमाणे -


पहीला मेनु -
Top - पहील्या १० जणांची यादी (आपल्या उदाहरणात सर्वाधीक गुण मिळवणार्‍या पहील्या १० जणांची यादी)
Bottom - शेवटच्या १० जणांची यादी (आपल्या उदाहरणात सर्वात कमी गुण मिळवणार्‍या १० जणांची यादी)
दुसरा मेनु -
यामध्ये किती जणांची यादी बनवायची ती संख्या निवडता येते. उदाहरणार्थ पहिले ३ क्रमांक निवडायचे असल्यास या मेनु मध्ये ३ आकडा सीलेक्ट करावा.
तिसरा मेनु -
Item / Percentage - दीलेल्या कॉलममधील संख्येच्या आधारावर पहीले १० निवडायचे आहेत की Percentage (%)च्या आधारावर हे येथे ठरवता येते.

फिल्टर फंक्शनचा हा वापर अगदी सोपा आहे. तीसरा आणि सर्वात उपयोगी Custom हा पर्याय आपण पाहणार आहोत उद्याच्या लेखात. तोपर्यंत आज पाहीलेल्या या बेसीक गोष्टी स्वतः वापरुन पहा (तरच लक्षात राहतील !)
क्रमशः


Get NETBHET straight in your inbox / आता नेटभेट मिळवा थेट इमेल द्वारे

Enter your email address / खालील रकान्यात तुमचा इमेल पत्ता द्या.

How to Use "Filter" in excel ? - Part I How to Use "Filter" in excel ? - Part I Reviewed by Salil Chaudhary on 09:11 Rating: 5

No comments:

Powered by Blogger.